Callivera · Gotowy agent branżowy dla Twojej firmy
Obsługa telefonów w gabinecie stomatologicznym: zgłoszenia wizyt, informacje organizacyjne i przekazanie spraw personelowi.
Gdzie dziś uciekają klienci
Pacjenci z nagłym bólem dzwonią do kilku gabinetów naraz. Jeśli nie odbierzesz w ciągu kilku sygnałów, tracisz szansę na wizytę, bo pacjent natychmiast wybiera kolejny numer z wyszukiwarki.
Pierwsze dwie godziny pracy gabinetu to często walka z telefonami, gdy personel musi jednocześnie przyjmować pacjentów na miejscu. Powoduje to chaos i błędy w zapisach.
Zatrudnianie personelu do odbierania telefonów wieczorami lub w weekendy jest nieopłacalne, a pozostawienie pacjenta z pocztą głosową zazwyczaj nie skutkuje umówieniem wizyty.
Gotowe rozwiązanie zamiast pustego kreatora
Punktem wyjścia jest proces branżowy: pytania, dane do zebrania i granice działania. Wiedzę, godziny i przekazanie człowiekowi dopasowujesz do swojej firmy.
Ty zatwierdzasz zakres. Agent nie obiecuje cen, terminów ani efektów bez potwierdzenia.
Dentyści / Odbieranie telefonu
Dane do kontaktu, powód rozmowy i następny krok dla zespołu.
Zapytaj o imię, numer kontaktowy i ogólny rodzaj wizyty. Nie zbieraj pełnej historii medycznej podczas pierwszej rozmowy organizacyjnej.
300 minut w planie · 0,39 € za dodatkową minutę.
Przygotuj na początek
Wybór tutaj porównuje ofertę; nie zapisuje ani nie uruchamia agenta. Recepcjonista AI: 149 €/mies., 300 minut. Obdzwanianie i czat: zakres i wycena osobno.
„Dzień dobry, bardzo boli mnie ósemka, czy znajdzie się jakiś termin na dzisiaj?”
Agent: Dopytuje o stopień bólu i czy pacjent już u nas był, a następnie sprawdza w kalendarzu dostępne okienka na wizyty ratunkowe.
Zespół dostaje: Zespół otrzymuje priorytetowe powiadomienie z opisem objawów i wstępnie wybraną godziną na cito.
„Ile kosztuje u Państwa wszczepienie implantu wraz z koroną?”
Agent: Podaje widełki cenowe zgodnie z cennikiem i wyjaśnia, że ostateczny koszt zależy od konsultacji z chirurgiem, na którą proponuje zapis.
Zespół dostaje: Notatka o zainteresowaniu implantologią i prośba o kontakt lekarza w celu doprecyzowania planu leczenia.
„Chciałabym przełożyć jutrzejsze czyszczenie zębów na przyszły tydzień.”
Agent: Weryfikuje tożsamość, sprawdza dostępność higienistki w przyszłym tygodniu i proponuje nowy termin, zwalniając stare miejsce.
Zespół dostaje: Zaktualizowany wpis w systemie i zwolniony slot w kalendarzu, który można zaproponować innemu pacjentowi.
„Czy u Państwa można wziąć gaz rozweselający, bo bardzo boję się bólu?”
Agent: Potwierdza dostępność metod sedacji w gabinecie i uspokaja pacjenta, wyjaśniając standardy komfortu podczas zabiegów.
Zespół dostaje: Informacja dla lekarza o lęku pacjenta i preferencji dotyczącej metod znieczulenia przed wizytą.
„Potrzebuję faktury za ostatnią wizytę, zapomniałam poprosić w gabinecie.”
Agent: Zbiera dane do faktury i adres e-mail, informując, że dokument zostanie przygotowany i wysłany przez administrację.
Zespół dostaje: Gotowe zlecenie wystawienia dokumentu dla personelu administracyjnego wraz ze wszystkimi NIP-ami i danymi.
„Czy w Wielką Sobotę gabinet będzie otwarty?”
Agent: Udziela precyzyjnej informacji o świątecznym harmonogramie pracy gabinetu zatwierdzonym przez właściciela.
Zespół dostaje: Udzielona informacja bez angażowania personelu w rutynowe zapytania o kalendarz pracy.
Wiesz, co kupujesz
Wybierasz rodzaj pracy agenta. Ustalasz pytania, wymagane dane, sytuacje pilne i osobę do przekazania.
Oferta, obszar obsługi, godziny, zasady kontaktu i zatwierdzone odpowiedzi. Brak informacji oznacza pytanie do zespołu.
Sprawdzasz pomyłki, odmowy, brak dostępności i przekazanie człowiekowi. Usługi włączasz po potwierdzeniu połączeń.
Recepcjonistka AI dla gabinetu stomatologicznego wspiera rozmowy administracyjne: zgłoszenia wizyt, godziny pracy, dojazd i prośby o kontakt. Nie diagnozuje i nie zaleca leczenia. Rezerwacja wymaga połączonego kalendarza oraz zatwierdzonych reguł gabinetu.
Zapytaj o imię, numer kontaktowy i ogólny rodzaj wizyty. Nie zbieraj pełnej historii medycznej podczas pierwszej rozmowy organizacyjnej.
Przyjmij prośbę, zastosuj zatwierdzoną weryfikację pacjenta i reguły odwołań. Nie mów, że termin jest zmieniony, dopóki system lub personel tego nie potwierdzi.
Podawaj aktualne godziny pracy, wskazówki dojazdu i opublikowane ceny. Pytania o leczenie, koszt konkretnego zabiegu i refundację kieruj do personelu.
Scenariusz ilustracyjny, nie rzeczywiste połączenie.
Anna · agent AI
Dzień dobry, gabinet Dentico Kraków, mówi Anna. W czym mogę pomóc?
Klient
Dzień dobry, od wczoraj boli mnie ząb, czy da się dziś przyjść?
Anna · agent AI
Przykro mi. Czy ból jest silny, a może pojawiła się opuchlizna?
Klient
Bardzo boli przy gryzieniu, opuchlizny nie ma.
Anna · agent AI
Rozumiem. Mamy wolne miejsce dziś o szesnastej trzydzieści na wizytę bólową. Zapisać Pana?
Klient
Tak, poproszę. Jan Kowalski.
Anna · agent AI
Dziękuję, Panie Janie. Zapisuję wizytę bólową na dziś na szesnastą trzydzieści. Proszę zabrać dowód osobisty.
Klient
Dziękuję bardzo, do zobaczenia.
Zatwierdź wiedzę firmy, podstawy przetwarzania danych i reguły obsługi. Sprawdź telefon, kalendarz i przekazanie personelowi na danych fikcyjnych. Sama konfiguracja szkicu agenta nie uruchamia połączeń.
Nasi agenci prowadzą naturalną, płynną rozmowę po polsku. Pacjenci doceniają, że nie muszą czekać na linii ani słuchać muzyki, a ich sprawa zostaje natychmiast wysłuchana i zapisana. W sytuacjach skomplikowanych agent po prostu przekazuje sprawę do zespołu.
Agent działa wyłącznie w oparciu o zasady, które wspólnie ustalimy. Jeśli dany zabieg wymaga więcej czasu lub specyficznego sprzętu, agent zbierze dane i przekaże prośbę o oddzwonienie, zamiast samodzielnie blokować kalendarz bez pewności.
Nie, Callivera współpracuje z Twoim zespołem. Agent może zbierać zgłoszenia w formie przejrzystych raportów, które Twoja recepcja przepisuje do kalendarza w wolnej chwili, lub możemy ustalić inną formę współpracy dopasowaną do Twojego workflow.
Koszt abonamentu jest ułamkiem wynagrodzenia pracownika na pełen etat, a agent może odbierać telefony także poza godzinami pracy gabinetu. Opłacalność najlepiej policzyć na własnych danych: ile telefonów dziś przepada i jaką wartość ma dla gabinetu jedna umówiona wizyta. Pomoże w tym kalkulator na tej stronie.
Agent odpowiada tylko na podstawie oferty, cen i zasad, które zatwierdzisz.
Sprawdzamy typowe i trudne pytania na fikcyjnych danych, zanim ktokolwiek zadzwoni.
Testujemy, kiedy agent kończy rozmowę i komu przekazuje sprawę.
Numer i połączenia włączamy dopiero po Twojej zgodzie.
Bezpłatna konsultacja wdrożenia
Nie musisz niczego konfigurować. Odezwiemy się, omówimy Twoje rozmowy telefoniczne, przygotujemy agenta na zatwierdzonej wiedzy i uruchomimy go dopiero po Twojej akceptacji.
Recepcjonista AI od 149 €/mies. · 300 min w cenie
Recepcjonistka AI dla gabinetu stomatologicznego odbiera telefony, gdy fotel jest zajęty, a personel nie ma czasu podnieść słuchawki. Wirtualna recepcja Callivera umawia wizyty, odpowiada na pytania pacjentów i działa po godzinach pracy gabinetu, w abonamencie od 149 € miesięcznie.
Pacjenci dzwonią do gabinetu stomatologicznego najczęściej w sprawie umówienia wizyty, zmiany terminu, pytań o ceny zabiegów, godziny otwarcia czy dostępność konkretnego lekarza. Automatyczna obsługa telefonu w gabinecie dzięki asystentowi głosowemu AI pozwala odebrać każde z tych połączeń bez kolejki i bez przełączania pacjenta między osobami w recepcji. Agent prowadzi naturalną rozmowę po polsku, rozumie pytania zadane własnymi słowami pacjenta i udziela odpowiedzi zgodnych z informacjami, które wcześniej zatwierdził właściciel gabinetu. Dzięki temu nawet w godzinach szczytu, kiedy recepcja fizycznie nie nadąża z telefonem, pacjent nie trafia na sygnał zajętości tylko na kompetentną rozmowę.
Podczas każdej rozmowy wirtualna recepcja zbiera dane potrzebne do dalszej obsługi pacjenta: imię i nazwisko, numer telefonu, preferowany termin wizyty, rodzaj zabiegu oraz ewentualne uwagi, na przykład ból zęba wymagający pilnej wizyty. Informacje te trafiają do zespołu gabinetu w ustalonej formie, tak aby recepcja mogła potwierdzić wizytę w swoim kalendarzu lub systemie, z którego korzysta na co dzień. Agent nie podejmuje decyzji medycznych i nie diagnozuje — jego zadaniem jest sprawnie zebrać informacje i przekazać je dalej, a nie zastąpić lekarza czy higienistkę w ocenie stanu zdrowia pacjenta.
Decyzje kliniczne, kwalifikacja do zabiegu, ustalenie planu leczenia oraz wszelkie kwestie wymagające oceny lekarza dentysty pozostają wyłącznie po stronie zespołu gabinetu. Recepcjonistka AI nie udziela porad medycznych i nie zastępuje konsultacji stomatologicznej — jej rolą jest obsługa telefonu, czyli umówienie, przełożenie lub odwołanie wizyty oraz przekazanie pytania, na które odpowiedzieć może tylko personel. W przypadkach niejednoznacznych lub pilnych agent może przekazać zgłoszenie do oddzwonienia przez recepcję, zamiast próbować rozwiązać sprawę samodzielnie.
Przygotujemy takiego agenta dla Twojej firmy.
Wyślij zapytanieWiele gabinetów stomatologicznych traci pacjentów właśnie dlatego, że telefon dzwoni w momencie, gdy nikt nie może odebrać — w trakcie zabiegu, w przerwie między pacjentami albo po zamknięciu recepcji. Automatyczna obsługa telefonu w gabinecie dzięki agentowi głosowemu AI działa niezależnie od obciążenia recepcji i pory dnia, więc pacjent dzwoniący wieczorem lub w weekend również może umówić wizytę na najbliższy dostępny termin. To szczególnie istotne dla gabinetów, które przyjmują nowych pacjentów i nie chcą, aby pierwszy kontakt kończył się nieodebranym połączeniem.
Wdrożenie zaczyna się od przesłania zapytania przez formularz na stronie Callivera. Nasz zespół kontaktuje się z gabinetem, aby ustalić zakres rozmów, cennik zabiegów i zasady umawiania wizyt, które mają zostać uwzględnione w bazie wiedzy agenta. Na tej podstawie przygotowujemy recepcjonistkę AI, testujemy ją na przykładowych scenariuszach rozmów i uruchamiamy dopiero po akceptacji przez gabinet. Rozmowy wychodzące do pacjentów oraz czat na stronie gabinetu wyceniamy indywidualnie po rozmowie o potrzebach, ponieważ zależą od skali i sposobu wykorzystania.
Pacjentka dzwoni wieczorem, gdy recepcja jest już zamknięta, i mówi, że boli ją ząb od dwóch dni. Agent wita się, pyta o imię i numer telefonu, a następnie dopytuje, czy ból jest silny i czy pacjentka była już wcześniej w gabinecie. Na podstawie zasad przekazanych przez gabinet agent informuje, że zgłoszenia pilne są przekazywane do zespołu jak najszybciej rano, i proponuje najbliższy wolny termin z kalendarza konsultacji. Pacjentka potwierdza godzinę, agent powtarza ustalenia na głos, aby uniknąć pomyłki, i kończy rozmowę informacją, że gabinet oddzwoni, jeśli coś się zmieni. Cała rozmowa trwa niecałe dwie minuty, a rano recepcja widzi gotowe zgłoszenie z opisem objawów i wybranym terminem, zamiast nieodebranego połączenia i nieznanej sprawy do wyjaśnienia.
Kluczem do sukcesu recepcjonistki AI w stomatologii jest precyzyjnie przygotowana baza wiedzy. Podczas wdrożenia nasz zespół pomaga Ci skatalogować nie tylko ceny, ale przede wszystkim odpowiedzi na najczęstsze obawy pacjentów dotyczące bólu, rekreacji po zabiegu czy wymagań przed pierwszą wizytą. Zamiast ogólnych frazesów, agent posługuje się Twoją nomenklaturą i zasadami panującymi w gabinecie. Możesz określić, które zabiegi wymagają wcześniejszego przygotowania (np. bycie na czczo) – agent przekaże te instrukcje podczas rozmowy, co zredukuje liczbę odwołanych wizyt z przyczyn technicznych. Dobrze przygotowana wiedza sprawia, że pacjent czuje się zaopiekowany już od pierwszego kontaktu telefonicznego, nawet jeśli rozmawia z cyfrowym pracownikiem.
W stomatologii występują wyraźne szczyty, jak okres 'back to school' czy terminy przedświąteczne, kiedy liczba telefonów rośnie o kilkaset procent. Recepcjonistka AI pozwala bezstresowo przejść przez te okresy, przejmując nadmiarowe połączenia. Co więcej, agent może pełnić funkcję aktywnego zarządzania listą rezerwową. Gdy pacjent odwołuje wizytę, agent może natychmiast otrzymać informację, by obdzwonić osoby czekające na wcześniejszy termin. W ten sposób 'dziury' w kalendarzu mogą być łatane szybciej, co odciąża Twoją recepcję, która w tym czasie może skupić się na wydawaniu zaleceń pooperacyjnych pacjentom wychodzącym z gabinetu.
Wdrożenie Callivera to nie tylko obsługa telefonu, to także potężne narzędzie analityczne. Każda rozmowa jest zapisywana i analizowana pod kątem tego, o co pacjenci pytają najczęściej. Możesz dowiedzieć się, że tracisz wiele zapytań o konkretny rodzaj znieczulenia lub zabiegu, którego obecnie nie masz w ofercie. Raporty pozwalają precyzyjnie zmierzyć, ile połączeń po godzinach pracy zakończyło się zostawieniem danych do umówienia wizyty. Dzięki temu przestajesz zgadywać, czy potrzebujesz dodatkowego personelu, a zaczynasz opierać rozwój gabinetu na twardych danych dotyczących realnego zainteresowania Twoimi usługami, które do tej pory umykało w nieodebranych połączeniach.
Ta strona odpowiada też na zapytania:
Sprawdź własne założenia, nie cudze obietnice. Porównaj potencjalną marżę z kosztem oferowanego planu.
To model szacunkowy, nie prognoza ani gwarancja ROI. Marża to przychód pomniejszony o koszt obsługi klienta. Model nie uwzględnia kosztów wdrożenia, innych usług ani podatków.
Twój wynik pojawi się po uzupełnieniu czterech wartości.
149 €/mies. · 300 minut w pakiecie · 0,39 € za dodatkową minutę
Jak agent AI może wspierać rejestrację pacjentów w gabinecie stomatologicznym i ograniczać nieobecności na wizytach.
Ustal bezpieczne zgłoszenia wizyt, przekazanie personelowi i ocenę danych przed obsługą prawdziwych pacjentów.
Praktyczny plan: wiedza firmy, uprawnienia, kierowanie telefonu, testy akcji i obsługa awarii.
Przed decyzją sprawdź wymagane dane, odpowiedzialność zespołu i granice automatyzacji.
Higienizacja, badanie nowego pacjenta i pytanie o uszkodzone wypełnienie mogą wymagać różnych osób oraz czasu. Używaj kategorii gabinetu, nie procedury wybranej przez AI. Zapisz status pacjenta i preferencje dat. Pytania kliniczne przekazuj personelowi; kategoria administracyjna nie określa pilności leczenia.
Przed zmianą lub odwołaniem potrzebna jest zatwierdzona weryfikacja pacjenta. Zapisz prośbę, lecz zachowaj pierwotną wizytę do potwierdzenia zmiany przez kalendarz lub personel. Nie ujawniaj danych innego pacjenta podczas weryfikacji. Sprawdź identyczne nazwiska, błędny telefon i odrzuconą aktualizację kalendarza.
Pierwszy zakres to rutynowe zgłoszenia, dojazd i informacje gabinetu. Oceń kompletność danych bez zbędnego zbierania informacji zdrowotnych. Licz sprawy zakończone przez personel i te wymagające dodatkowego telefonu. Przed prawdziwymi rozmowami sprawdź retencję, dostęp i umowy; strona nie stanowi oceny zgodności z RODO ani HIPAA.
