W skrócie
Agent głosowy w kancelarii może zbierać podstawowe informacje o sprawie zgłaszającego się klienta, potwierdzać dane kontaktowe i umawiać wstępną konsultację, ale nie powinien oceniać sprawy ani udzielać porad prawnych. Zakres pytań i sposób kwalifikacji zgłoszenia ustala kancelaria, zgodnie z własnymi zasadami przyjmowania klientów. Każde zgłoszenie trafia do prawnika lub osoby odpowiedzialnej za dalszą ocenę.
Jakie telefony trafiają do kancelarii
Nowi klienci dzwonią zwykle z ogólnym opisem sprawy, pytaniem o dostępność terminu konsultacji albo pytaniem o koszt pierwszego spotkania. Część telefonów dotyczy obecnych klientów pytających o status sprawy, co wymaga innego traktowania niż zgłoszenie nowej sprawy. Rozdzielenie tych dwóch grup już na etapie pierwszego kontaktu pozwala kierować rozmowę do właściwej osoby i nie mieszać procesu przyjmowania nowych spraw z obsługą bieżących klientów.
Co agent może zebrać, a czego nie powinien oceniać
Agent może zapytać o rodzaj sprawy w ogólnych kategoriach, na przykład sprawa rodzinna, spadkowa czy gospodarcza, dane kontaktowe i preferowany termin kontaktu zwrotnego. Nie powinien jednak oceniać szans sprawy, sugerować strategii postępowania ani udzielać żadnej informacji, którą można uznać za poradę prawną. Ocena sprawy i decyzja o przyjęciu klienta należą wyłącznie do prawnika kancelarii, a agent pełni rolę zbierania zgłoszenia, nie doradcy.
Przenieś ten proces do swojej branży
Recepcjonistka AI dla kancelarii prawnejPoufność informacji przekazanych przez telefon
Informacje, które dzwoniący przekazuje na etapie pierwszego kontaktu, mogą być wrażliwe, dlatego kancelaria powinna ustalić, jakie dane mogą być zbierane w rozmowie z agentem, jak długo są przechowywane i kto ma do nich dostęp. Warto ograniczyć zakres pytań do niezbędnego minimum pozwalającego skierować zgłoszenie do właściwego prawnika, zamiast proszenia o szczegółowy opis sprawy już w pierwszej rozmowie telefonicznej. Zasady poufności i przechowywania danych ustala kancelaria zgodnie z własnymi procedurami.
Jak wdrażamy to z Callivera
W Callivera proces zaczyna się od formularza zgłoszeniowego, po którym rozmawiamy z kancelarią o zakresie pytań, jakie agent może zadawać, oraz o zasadach przekazywania zgłoszeń do konkretnych prawników. Agenta przygotowujemy w ramach planu Recepcjonista AI za 149 € miesięcznie, z 300 minutami rozmów w cenie i dopłatą 0,39 € za minutę dodatkową, testujemy scenariusze przed uruchomieniem na realnych połączeniach i wdrażamy dopiero po akceptacji kancelarii.
Chcesz to wdrożyć u siebie bez konfigurowania?
Przygotujemy agenta AI na Twojej wiedzy, przetestujemy i uruchomimy po akceptacji. Recepcjonista AI od 149 €/mies.
Wyślij zapytanieJak ocenić skuteczność obsługi zgłoszeń
Po wdrożeniu warto sprawdzić, ile zgłoszeń od nowych klientów zostało poprawnie zapisanych i przekazanych, oraz czy prawnicy otrzymują wystarczające informacje do szybkiego oddzwonienia. Kancelaria powinna regularnie przeglądać próbkę rozmów, żeby upewnić się, że agent nie wykracza poza ustalony zakres pytań i nie formułuje żadnych stwierdzeń, które mogłyby zostać odebrane jako porada prawna.
Lista do sprawdzenia
- Rozdziel zgłoszenia nowych klientów od pytań obecnych klientów.
- Ustal zamknięty zestaw pytań bez oceny sprawy.
- Zdefiniuj zasady poufności zbieranych informacji.
- Przekazuj zgłoszenia do konkretnego prawnika z terminem kontaktu.
- Regularnie przeglądaj rozmowy pod kątem zgodności z zakresem.
Źródła i zakres
Materiał redakcyjny, nie porada prawna ani medyczna. Przykłady są ilustracyjne; wyniki i integracje wymagają weryfikacji.